Module de contrôle des visiteurs

Notre logiciel de contrôle des visiteurs peut transformer votre réception en remplaçant votre système de registre papier actuel. Voici notre logiciel simplifié et facile à utiliser de contrôle de l’accès des visiteurs, offert comme un de nos modules. Il n’est pas nécessaire de vous procurer un système séparé pour le contrôle des visiteurs, ce qui peut s’avérer une dépense importante pour une grande entreprise. Avec PremierOffice, un tel module se retrouve dans le même portail que toutes vos autres fonctions administratives.



Fonctions du contrôle des visiteurs

Les fonctions de contrôle des visiteurs peuvent être adaptées à vos besoins. Recueillez les renseignements qui sont importants pour votre organisation et configurez les insignes de visiteurs avec les détails que vous désirez, tels que le nom du visiteur, le nom de la personne visitée, la destination dans l’établissement et même les heures de visite.

Ce processus en ligne simplifié accède à une base de données en ligne sur le personnel et enregistre tous les renseignements précédents pour réutilisation.

Des courriels de notification peuvent être envoyés automatiquement aux employés visités pour les informer de l’arrivée de leurs invités.

Des données en ligne et en temps réel sont enregistrées concernant vos visiteurs, telles que les heures d’arrivée et de départ, les emplacements d’entrée et de sortie, le nom du visiteur et de la personne visitée, les coordonnées et encore plus.

Le système est compatible avec des cartes de visiteurs jetables qui disposent d’une fonction de diffusion d’encre qui rend la carte invalide après un certain laps de temps.

Enregistre de façon sécuritaire les données confidentielles des visiteurs via notre logiciel infonuagique. Il s’agit d’une nette amélioration par rapport à la vieille méthode qui consistait à signer un registre.



Avantages du contrôle des visiteurs

Personnalisable

Il peut facilement être configuré pour répondre à vos processus d’affaires internes, quels qu’ils soient.

Simplifié

Le système permet l’inscription à l’avance de groupes, petits et grands. L’inscription à l’arrivée est très rapide, évitant les engorgements. Les employés qui reçoivent des visiteurs et les visiteurs fréquents figurent déjà dans le système et leurs renseignements n’ont pas à être saisis à chaque visite. Les insignes sont imprimés à partir des renseignements déjà présents dans le système.

Communications

Les appels répétés de la réception sont choses du passé! Notre logiciel envoie automatiquement un courriel de notification à l’employé qui attend des visiteurs, l’informant de leur arrivée.

Suivi et rapports

La direction ou les responsables de la sécurité peuvent voir qui est présent dans vos installations, en tout temps et de n’importe où. Avec tous les renseignements recueillis en ligne, les enjeux, tendances ou activités inhabituelles peuvent être visualisés en un coup d’œil par les responsables de la sécurité, de n’importe où, et des rapports peuvent être générés et imprimés rapidement.

Sécurité améliorée

Notre logiciel peut aider votre organisation en cas d’urgence ou pour des besoins généraux de sécurité.

Protection des données

L’identité des visiteurs n’est plus accessible au public sur des registres de signature, mais plutôt enregistrée de façon sécuritaire et confidentielle.


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